○高取町水道事業文書取扱規程
昭和45年3月17日
水管規程第7号
(趣旨)
第1条 高取町水道事業担当課(以下「課」という。)における文書の取扱いについては、別に定めがあるもののほかこの規程の定めるところによる。
(文書の作成)
第2条 文書は、高取町公文例規程(昭和44年11月高取町規程第1号)の定めるところにより作成するものとする。
(文書の取扱)
第3条 文書は、すべて正確かつ迅速に取扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務能率の向上に役立つように処理しなければならない。
(収受)
第4条 課に到着した文書、金券、物品等は、庶務係において収受する。
(配布)
第5条 収受した文書、金券、物品等は、次の各号の定めるところにより処理しなければならない。
(2) 親展文書、親展電報及び秘文書は、開封しないで封筒(電報の場合はその余白)に受付印を押し、文書件名簿に所要事項を記載して名あて人に配布する。
(3) 電報は、前各号に定める手続のほか、余白に収受時刻を記入して主務係に配布する。
(4) 審査請求、訴訟その他収受の日時が権利の取得、変更又は喪失に関係のある文書は、第1号に定める手続のほか、余白に収受時刻を記入して取扱者が押印し、その封筒を添付する。
(5) 現金、金券及び有価証券は、現金等収受簿(様式第3号)に所要事項を記載して企業出納員に配布する。
(6) 物品は、物品収受簿(様式第4号)に所要事項を記載して主務係に配布する。
(7) 数係に関係する文書及び物品は、関係の深い係に配布する。その軽重の分ち難いものは、課長が決する。
(収受文書の返還等)
第6条 収受した文書又は金品で課の主管に属しないものは、庶務係において返還又は転送の手続をとり、その旨を文書件名簿、現金等収受簿又は物品収受簿に記載しなければならない。
(送料未納等の取扱い)
第7条 送料の未納若しくは不足の文書又は金品で官公署又は学校の発送に係るもの及び水道事業担当課長が必要と認めるものに限りこの料金を支払い、これを収受することができる。
(文書処理)
第8条 主務係長は、文書の配布を受けたとき、直ちに課長に供覧しなければならない。ただし、定例又は軽易なものについては、この限りでない。
2 課長は、文書を閲覧し、必要があるものについては、処理の方針を示して主務係に返付し、速やかにその処理をさせなければならない。この場合において、特に重要な文書については、あらかじめ管理者に供覧し、その指示を受けなければならない。
(起案)
第9条 すべての事案は、文書により決裁を得て処理しなければならない。
2 文書の起案は、起案用紙(様式第5号)によってしなければならない。ただし、定例的な事案であらかじめ水道事業担当課長が定める簿冊若しくは書式で処理し、又は軽易な事案で文書の余白に朱書し、若しくは符せん紙を用いて処理することが適当であると認められるものは、この限りでない。
3 文書を起案するときは、必要により本文の前に処理の理由を簡明に記載し、関係法規その他参考となる事項又は書類をその末尾に付記し、又は添付しなければならない。
(回議)
第10条 回議は、係長、課長補佐、課長、副管理者、管理者、町長の順序によらなければならない。
(合議)
第11条 他課の主管事務に関係のある事案は、課長に回議した後その関係課に合議しなければならない。
(廃案等の場合の処理)
第12条 起案文書が廃案となったとき、又は内容が修正されたときは、合議した関係課にその旨を通知しなければならない。
(未決文書)
第13条 処理未済の文書のうち重要なものについては、起案者が不在の場合においても処理経過が他の者にわかるようにしておかなければならない。
(廃案文書)
第14条 廃案文書は、欄外に「廃案」と朱書しなければならない。
(決裁文書)
第15条 起案文書が決裁を受けたときは、主務係において原稿に決裁済の年月日を記入しなければならない。
(浄書)
第16条 決裁を受けた起案文書で、浄書を必要とするものは、主務課において浄書を行い、浄書を終わった文書は、起案文書と校合し、浄書者及び校合者は原議に押印しなければならない。
(公印及び契印の押印)
第17条 施行する文書には公印を押し、決裁を受けた起案文書と契印をもって割印しなければならない。ただし、軽易なものには、本文の手続を省略することができる。
(文書の発送)
第18条 発送する文書は、文書件名簿に処理事項を記入し庶務係に回付しなければならない。
2 庶務係は、発送文書の回付を受けたときは、郵送又は送達の方法によって、即日これを発送しなければならない。ただし、急を要しない文書については、翌日発送することができる。
3 郵送により、発送する文書は、郵便発送簿(様式第6号)に所要事項を記載しなければならない。
4 職員により送達する文書は、送達簿(様式第7号)に記載して行い、文書を受領した者から受領印を徴するものとする。
(管理規程の公布等)
第19条 管理規程、告示及び訓令を公布又は公表しようとするときは、庶務係において令達件名簿(様式第8号)に所要事項を記載しなければならない。この場合において、令達件名簿は、管理規程、告示及び訓令ごとに整理するものとする。
(公文の記号及び番号)
第20条 公文には次の各号に定めるところにより記号及び番号を付さなければならない。
(1) 管理規程、告示及び訓令には高取町水道事業の名を冠し、令達件名簿の番号を付ける。
(2) 達、指令及び往復文書等には高水の記号を冠し文書件名簿の番号を付ける。
(3) 記号は、会計年度により更新するものとし、同一事案に係る往復文書の場合は、同一会計年度中は同一番号を用いるものとする。
(文書の編集及び保存)
第21条 完結した文書は、編集して保存しなければならない。
(文書の保存期間)
第22条 完結した文書の保存期間は、次のとおりとする。
第1種 永年保存 永久に保存する必要のある重要な文書
第2種 10年保存 第1種以外の重要文書
第3種 5年保存 1年保存で廃棄することを適当としない文書
第4種 1年保存 1年以上保存することを必要としない軽易な文書
2 文書の保存期間は、文書の完結した日の属する会計年度の翌年度の初日から起算するものとする。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成11年7月1日水管規程第1号)
この規程は、公布の日から施行し、平成11年7月1日から適用する。
附則(平成16年3月18日水管規程第4号)
この規程は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月31日水管規程第1号)
この規程は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
附則(令和5年3月15日水管規程第1号)
(施行期日)
1 この規程は、令和5年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の際現にこの規程による改正前の各規程に基づく様式(次項において「旧様式」という。)でなされた申出、申請等は、この規程による改正後の各規程に基づく様式でなされた申出、申請等とみなす。
3 この規程の施行の際、旧様式による用紙で現に残存するものは、当分の間、所要の修正を加え、なお使用することができる。
附則(令和5年12月8日規程第10号)
この規程は、令和6年4月1日から施行する。